Mes documents,  Mon choix

Joséphine, une survivante des pensionnats, a entendu dans les nouvelles qu'il y a eu une décision sur les documents au titre du PEI et du MARC. Dans la rencontre de Joséphine avec sa travailleuse, Betty, du Programme de soutien en santé communautaire (PSS), Joséphine décide de poser quelques questions pour en savoir plus.

Tu sais, Betty, j'entends toujours parler de « Mes documents, mon choix ». J'ai quelques questions sur mes documents au titre du PEI, et en fait, j'ai participé au processus de MARC d'abord, donc je pense que j'ai aussi des documents au titre du MARC.

Je pourrais peut-être répondre à vos questions. En quoi puis-je vous aider?

Je suppose que la première chose que je veux savoir c’est quoi exactement « mes documents »?

Eh bien Joséphine, comme vous le savez, le Processus d'évaluation indépendant ou PEI… était l'une des parties de l'entente de règlement… à laquelle les survivants pouvaient demander une indemnisation… pour les abus qu'ils avaient subis au pensionnat.

Le MARC (Mode alternatif de règlement des conflits) était en place avant le PEI, de 2003 à 2007.

Si vous avez participé au processus de MARC ou au PEI, des documents ont été créés pour appuyer votre demande.

Les documents dont vous entendez parler, pour les deux processus, sont les suivants :

• votre demande au titre du PEI et du MARC;
• le document imprimé de votre témoignage, aussi appelé la transcription;
• l’enregistrement vocal de votre témoignage;
• la décision sur votre demande. Dans votre cas, ce serait la décision sur votre demande au titre du PEI, puisque vous êtes passé du processus de MARC au PEI.

D’accord. Alors où sont mes documents maintenant?

Vos documents au titre du PEI et du MARC sont conservés en lieu sûr au bureau du Secrétariat du PEI à Regina, en Saskatchewan.

Mais il y avait aussi d'autres documents utilisés lors de mon audience. Qu'est-ce qui leur est arrivé?

Le Secrétariat du PEI est tenu de détruire automatiquement les autres documents qui ont servi dans la décision rendue au sujet de votre demande, tels que vos dossiers médicaux et d'emploi, après la fin de votre demande.

Qu'en est-il des autres personnes impliquées dans ma demande?

Toute personne qui aurait des copies de vos documents parce qu'ils ont participé à votre audience, comme le gouvernement du Canada ou une église, est tenue de les garder confidentielles et de détruire leurs copies après qu'elles ne sont plus nécessaires pour votre demande.

Mais mon audience était il y a longtemps, et j'ai eu la décision peu de temps après. Pourquoi me pose-t-on maintenant des questions au sujet de mes documents?

En octobre 2017, la Cour suprême du Canada s'est prononcée sur ce qu'il advient de ces documents une fois les demandes terminées.

Comme vous le savez, vos documents contiennent des renseignements de nature délicate sur les abus que vous avez subis et comment ils vous ont affecté.

Cela comprend votre nom, l'information que vous avez fournie pour votre demande, ce que vous avez dit à votre audience, ce que l'arbitre a dit à votre sujet dans la décision et l’indemnité que vous avez reçue.

Il peut également y avoir des renseignements dans vos documents concernant votre santé, votre emploi et si vous aviez des antécédents criminels. On vous a promis que tout cela resterait privé et confidentiel.

La Cour a décidé que les demandeurs contrôlent leurs propres documents. Cela signifie que, en tant que demandeur du MARC et PEI, vous, et vous seul, choisissez ce qui arrive à vos documents.

La Cour a déclaré que parce que ces documents sont privés et confidentiels, ils seront automatiquement détruits, à moins que vous ne choisissiez de les conserver pour vous-même ou pour l'histoire, la recherche et l'éducation du public au Centre national pour la vérité et la réconciliation.

Nous l'appelons le CNVR.

La Cour a également déclaré que si vous obtenez une copie de vos documents ou si vous les avez conservés au CNVR, les renseignements qui identifient d'autres personnes seront supprimés, exclus.

De cette façon, vous contrôlez ce qui arrive à vos documents et la vie privée des autres est également respectée.

Attendez, quels sont ces choix? Que puis-je faire avec mes dossiers?

Oui, vous avez des choix, Joséphine.

• Vous ne pouvez rien faire. Vos documents ne seront pas partagés et ils seront détruits le 19 septembre 2027.
• Vous pouvez demander au Secrétariat du PEI de vous envoyer une copie de vos documents à conserver pour vous-même ou à partager avec d'autres.
• Vous pouvez conserver vos documents pour l'histoire, l'éducation et la recherche en les partageant avec le CNVR. Si vous le demandez, le Secrétariat du PEI enverra vos documents en toute sécurité au CNVR pour vous.
• Vous pouvez vous procurer une copie de vos documents et conserver vos documents au CNVR si vous le souhaitez.

Que vous souhaitiez obtenir une copie de vos documents et/ou les conserver au CNVR, vous avez jusqu'au 19 septembre 2027 pour informer le Secrétariat de votre décision.

Donc, si je ne veux pas partager mes documents, je n'ai pas besoin de le faire?

Non, vous n'êtes pas obligé. Le PEI et le MARC vous ont promis la confidentialité. Cette promesse est tenue.

Si vous ne voulez pas partager vos documents avec le CNVR ou avec qui que ce soit, vous n'êtes pas obligé de le faire.

Et vous n'avez rien à faire pour être sûr de cela. Vos documents resteront en sécurité jusqu'à leur destruction le 19 septembre 2027.

Bien. Je peux voir pourquoi il est important de comprendre cela. Mais si je veux ma propre copie de mes documents, que dois-je faire?

Le Secrétariat du PEI doit obtenir une demande écrite de votre part à titre de demandeur si vous souhaitez obtenir une copie de vos documents.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un formulaire que vous pouvez remplir et envoyer au Secrétariat du PEI par courriel, par courrier ou par télécopieur.

Les coordonnées sont indiquées sur le formulaire.

Nous enverrons vos documents sous pli neutre pour protéger votre vie privée.

Donc, si je veux laisser mes documents avec ma famille, est-ce que ce serait la façon de le faire?

Oui. Vous demandez une copie de vos propres documents et vous faites ce que vous souhaitez avec eux, y compris les laisser avec votre famille ou vos amis.

Après avoir envoyé ma demande écrite pour mes documents, combien de temps faut-il pour obtenir ma copie?

Cela peut prendre plusieurs mois. Parce que ces documents sont confidentiels et de nature délicate, le Secrétariat du PEI doit s'assurer de faire correspondre les documents appropriés avec la personne qui les demande.

Nous devons également supprimer les renseignements dans vos documents qui identifient d'autres personnes. Ceci est fait pour respecter leur vie privée aussi.

Formulaire de consentement pour conserver les documents au titre du PEI ou de MARC au Centre national pour la vérité et la réconciliation

Huh. C'est donc si je veux ma propre copie de mes documents. Pouvez-vous m'en dire plus sur le partage de mes documents avec le Centre national pour la vérité et la réconciliation - vous l'avez appelé le CNVR?

Certainement. Permettez-moi de prendre une copie du Formulaire de consentement pour cela.

Quels sont ces renseignements sur le formulaire?

En fait, les renseignements contenus dans ce Formulaire de consentement sont vraiment importants, car, si vous décidez de conserver vos documents au CNVR, le Formulaire de consentement est votre accord avec le CNVR pour cela.

Souvenez-vous cependant que les documents sont à vous et que vous êtes libre de les partager ou non.

Le Formulaire de consentement compte sept pages. Il explique ce que sont vos documents et ce que signifie de les partager avec le CNVR. Si vous décidez de signer le Formulaire de consentement, le Secrétariat du PEI se charge d'envoyer vos documents au CNVR.

Nous avons déjà parcouru une bonne partie des renseignements dans le Formulaire de consentement.

Par exemple, la page 1 donne une explication simple du PEI et du MARC et explique que le Formulaire de consentement est pour les gens qui ont des demandes au titre du PEI ou du MARC. …Il explique les choix, pour vos documents, dont nous venons de discuter. Et que ces choix sont à vous, et à vous seul.

La page 2 décrit les documents que conserve le Secrétariat du PEI, comme nous en avons déjà discuté :

• votre formulaire de demande;
• la transcription de votre témoignage;
• l’enregistrement vocal de votre témoignage;
• la décision d'indemnisation sur votre demande.

Oui, je sais que je dois avoir certains documents.

La page 2 explique qu'il existe un formulaire séparé si vous souhaitez obtenir une copie de vos documents pour vous-même.

Elle vous informe de la décision de la Cour selon laquelle vos documents au titre du PEI et du MARC sont privés et confidentiels et qu’ils seront automatiquement détruits à moins que vous ne choisissiez de les conserver pour vous-même ou au CNVR.

Bon, nous venons d’en parler.

La page 2 donne également des informations sur le CNVR.

Cela semble important de savoir si je souhaite à partager mes documents avec le Centre.

Oui. Parlons du CNVR.

La convention de règlement qui a réglé les demandes légales des survivants des pensionnats a créé à la fois le PEI et la Commission de vérité et de réconciliation, que vous connaissez probablement sous le nom de CVR.

Et elle a créé le CNVR pour détenir les documents et les déclarations sur les pensionnats que la CVR a recueillis.

Le CNVR détiendra également les documents au titre du PEI et du MARC que les demandeurs choisiront de partager avec eux. C'est l’objet même du Formulaire de consentement.

Alors, que fait le CNVR?

Le CNVR est hébergé par l'Université du Manitoba à Winnipeg.

C'est un lieu d'apprentissage et de dialogue afin de :

• préserver l'histoire et l'héritage des pensionnats;
• faire en sorte que ces souvenirs ne soient jamais oubliés;
• rendre hommage aux survivants, aux collectivités et aux autres personnes touchées par le système des pensionnats;
• promouvoir la recherche sur le système des pensionnats indiens et ses effets;
• favoriser la vérité, la réconciliation et la guérison partout au Canada.

Le CNVR fait ces choses en permettant au public, aux chercheurs, aux éducateurs, aux survivants et à leurs familles d'étudier et d'apprendre de sa collection de documents.

Le CNVR travaille aussi d'autres façons, par exemple en accueillant les gens pour visiter sa galerie et en organisant des séances d'éducation publique et de mobilisation communautaire.

Le CNVR fait une partie de son travail à travers un réseau d'universités, de collèges et d'autres organisations partenaires.

Je comprends. Pouvez-vous me dire qui est responsable du CNVR?

Bonne question. Le CNVR est guidé par un cercle de gouvernance.

Les survivants ou leurs familles ou leurs descendants, l'Université du Manitoba et d'autres organisations partenaires sont tous représentés dans le cercle de gouvernance.

La plupart des membres du cercle de gouvernance sont autochtones.

Le CNVR reçoit également des conseils d'un cercle de survivants pour s'assurer que la voix des survivants reste au cœur de son travail.

Les systèmes et les règles de sécurité de recherche sur les renseignements confidentiels et de nature délicate de l'Université du Manitoba s'appliquent à la collection de documents du CNVR.

Alors qu'advient-il de mes documents au titre du PEI et du MARC si je décide de les partager avec le CNVR?

Le CNVR s'engage à utiliser respectueusement et dignement tous les documents dont il a la garde et à ne pas nuire aux survivants, aux collectivités et aux autres personnes touchées par le système des pensionnats.

Le CNVR partagera sa collection de documents de la CVR avec les chercheurs, les familles et le public au fil du temps et selon leur degré de sensibilité. Certains documents ne seront pas partagés pendant de nombreuses années.

Les règles sont un peu différentes pour les documents au titre du PEI et du MARC.

Avec qui le CNVR partage ces documents, dépendra du fait qu'un demandeur décide qu'il veut un accès restreint ou un accès libre à ses documents.

La page 3 du Formulaire de consentement explique davantage ces deux options.

Avant d'entrer dans les détails de ces options, pouvez-vous me dire, si je souhaite en savoir davantage à propos du CNVR et peut-être parler avec quelqu'un là-bas, comment puis-je faire cela?

Bien sûr. Il existe plusieurs façons d'obtenir plus d'informations sur le CNVR.

Vous pouvez trouver la brochure d'information et la vidéo du CNVR sur son site Web :

http: //nctr.ca/archives.php

ou sur le site Web d’information sur le PEI :

http://MyDocumentsMyChoice.ca

Vous pouvez également appeler le CNVR directement et poser vos questions, au numéro sans frais suivant : 1-855-415-4534

Maintenant, vous avez dit que si je veux partager mes documents avec le CNVR, il y a deux options pour le faire?

Oui, les deux options sont l’accès restreint et l’accès libre. Regardons ces options à la page 3 du Formulaire de consentement.

Cela a l'air compliqué.

Pas vraiment. La principale différence entre un accès restreint et un accès libre est de savoir si le CNVR garde confidentiels votre nom et d'autres renseignements qui vous identifient. Nous appelons cela vos renseignements personnels.

Si vous souhaitez conserver vos documents au CNVR mais que vous souhaitez que vos renseignements personnels restent confidentiels, alors choisissez l’accès restreint.

Si vous souhaitez conserver vos documents au CNVR et que vous voulez les rendre accessibles au public avec votre nom, alors choisissez l’accès libre.

Oui, je comprends la différence. Elle est importante.

Oui, ça l'est. Maintenant un peu plus d'explication.

Pour un accès restreint, le CNVR peut permettre aux chercheurs autorisés de voir et d'utiliser vos documents pour leur travail. Les chercheurs autorisés doivent respecter les règles de recherche et d'éthique de l'Université et doivent garder vos renseignements personnels confidentiels.

Si le CNVR utilise vos documents pour l'éducation, il supprime d'abord vos renseignements personnels afin que vous ne puissiez pas être identifié.

Pour un accès libre, le CNVR peut permettre aux chercheurs, éducateurs, partenaires pour leur travail et au public de voir et d'utiliser vos documents.

Le CNVR utilisera vos documents pour promouvoir la réconciliation. Au fil du temps et en fonction de la nature délicate de vos documents, cela peut inclure la diffusion publique de vos documents avec votre nom.

Mais le CNVR ne publiera pas d'informations qui vous exposent à un vol d'identité ou à un contact sans invitation.

Lors de mon audience et application, j'ai donné beaucoup de renseignements sur moi-même et d'autres personnes aussi. Vous avez dit que si je demande une copie de mes propres documents, les renseignements qui identifient d'autres personnes seront supprimés en premier. Cela s'applique-t-il ici aussi?

Oui. Une note au milieu de la page 3 du Formulaire de consentement indique que les renseignements permettant d'identifier d'autres personnes seront supprimés avant que les documents au titre du PEI et du MARC soient transférés au CNVR. Cette mesure vise à protéger leur vie privée.

Je ne suis pas sûr de vouloir voir mes documents. Mais si je voulais voir mes documents avant de décider de les conserver au CNVR, pourrais-je?

Oui. Pour ce faire, remplissez et envoyez le formulaire dont nous avons parlé pour demander une copie de vos propres documents.

Y a-t-il d'autres choses que je devrais comprendre au sujet de la conservation de mes documents au CNVR?

Un peu.

La page 3 du Formulaire de consentement explique que la conservation de vos documents au CNVR aidera les générations futures à comprendre l'histoire et les répercussions des pensionnats sur les Premières Nations, les Inuits et les Métis et leurs collectivités. C'est un avantage important et une raison pour envisager de partager vos documents.

Pour l'option accès restreint, même si vos informations personnelles restent confidentielles, il y aura toujours une chance que le CNVR ou un chercheur puisse révéler votre identité par erreur.

Vous acceptez ce risque et comptez sur le CNVR pour décider quels chercheurs verront vos documents.

Pour l'option accès libre, le CNVR décide qui voit vos documents et vous nomme publiquement à eux.

Vous comptez sur le CNVR pour prendre ces décisions avec respect et acceptez que vous ne serez pas en mesure de contrôler comment les personnes qui voient vos documents peuvent réagir aux informations vous concernant.

Le CNVR dispose de systèmes et de personnel pour assurer la sécurité de ses collections de documents.

Si vous partagez vos documents avec le CNVR, vous acceptez qu'il y aura toujours une possibilité de divulgation non autorisée de vos documents.

Rappelez-moi, combien ai-je de temps pour prendre ma décision à ce sujet?

Vous pouvez compléter et soumettre le formulaire de consentement à tout moment jusqu’au 19 septembre 2027.

Si vous ne vous sentez pas bien et que vous ne pouvez pas prendre de décision par vous-même, ou que vous décédez et que vous n'avez pas consenti à partager vos documents avec le CNVR, personne d'autre ne peut le faire pour vous.

Vos documents seront automatiquement détruits le 19 septembre 2027.

Et si je choisis une chose, est-ce-que je peux changer d'avis?

Je me suis aussi demandé cela. La page 4 du Formulaire de consentement traite de ce sujet. Si vous décidez de conserver vos documents au CNVR, vous pouvez changer d'avis plus tard. Vous pouvez changer entre accès restreint et accès libre ou vous pouvez retirer vos documents du CNVR.

Mais rappelez-vous que si vous choisissez l’accès libre et que vous modifiez ou retirez votre consentement, vos documents vous concernant ont peut-être déjà été rendus publics.

Si cela se produit, vos documents peuvent être retirés de la collection du CNVR afin que personne d'autre ne puisse les voir par l’intermédiaire du CNVR, mais le CNVR ne peut pas contrôler ce qu'il advient des renseignements qui ont déjà été divulgués au public.

Très bien. Cela ressemble plus à une fiche d'information qu'à un Formulaire de consentement!

Oui, il y a beaucoup d'informations dans le Formulaire de consentement.

La page 4 explique également que le Formulaire de consentement est un accord entre vous et le CNVR qui est régi par les lois du Manitoba et une ordonnance du tribunal.

Ce qui compte ici, c'est que l'accord et l'option d'accès que vous choisissez contrôlent la façon dont vos documents sont conservés. L'accord est permanent. Par exemple, si vous choisissez un accès restreint, vos documents resteront tels quels, sauf si vous changez d'avis et retirez vos documents ou choisissez une option d'accès différente pour eux.

Et lorsque vous décédez, l'option d'accès que vous avez choisie continuera pour vos documents.

Maintenant, allons à la page concernant votre consentement.

À la page 6, vous devez signer afin de donner votre consentement à quatre déclarations.

D'abord, la déclaration selon laquelle vous avez lu le Formulaire de consentement ou si quelqu'un vous l'a lu.

Deuxièmement, la déclaration selon laquelle vous n'avez pas à signer le formulaire.

Si vous choisissez de ne pas le signer, vos documents ne seront pas partagés avec le CNVR ou n'importe qui d'autre, et ils seront détruits le 19 septembre 2027. Cela vous rappelle que si vous ne voulez pas partager vos documents et vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit pour être sûr de cela.

La troisième déclaration est celle qui vous indique les documents que vous voulez conserver au CNVR. Ensuite, pour chaque document que vous souhaitez conserver, vous choisissez accès restreint ou accès libre.

Pouvez-vous m'aider à comprendre cette troisième déclaration avec les cases à cocher?

Le Formulaire de consentement vous permet de prendre des décisions qui vous conviennent.

Les documents pour lesquels vous cochez les cases seront conservés et les documents dont les cases sont laissées vides seront détruits. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir différents niveaux d'accès pour différents documents.

Donc, je devrais signer pour les quatre déclarations?

En fait, vous ne signez qu'une seule fois, à la fin de la page 6.

Cette signature signifie que vous acceptez les quatre déclarations.

Comme je l'ai déjà dit, il y a beaucoup d'informations, mais puisqu'il s'agit d'un Formulaire de consentement, il est important que vous compreniez vraiment ce que signifie votre signature avant de signer.

La page 7 demande les informations concernant vos coordonnées.

Pour aider le Secrétariat du PEI à retrouver vos documents au titre du PEI ou du MARC, le formulaire demande d'autres noms que vous avez pu utiliser, ou d'autres orthographes de votre nom. Votre numéro de demande au titre du PEI ou du MARC sera le meilleur moyen d'identifier vos documents, mais vous pouvez toujours envoyer le formulaire si vous ne le savez pas.

Le formulaire demande des numéros de téléphone afin que le Secrétariat du PEI puisse communiquer avec vous pour clarifier tout ce qui pourrait aider à identifier vos documents.

Vous remarquerez que la partie où vous indiquez vos numéros de téléphone vous demande de préciser si oui ou non le Secrétariat du PEI peut laisser un message. Votre vie privée est importante, donc si le personnel du Secrétariat du PEI essaie de vous contacter, il ne laissera un message que si vous indiquez clairement sur le formulaire que vous êtes d’accord.

Et c'est tout? N'ai-je pas besoin de signer aussi?

Oui, vous devez signer votre formulaire sous la partie où vous avez indiqué votre choix en ce que concerne la possibilité de conserver tous vos documents ou une partie de vos documents au CNVR.

Si un demandeur signe avec une marque au lieu d'une signature, un témoin doit également signer dans la case séparée à cette fin. Si vous utilisez une signature, vous laisserez simplement la case témoin vide.

Et puis j'ai fini?

Eh bien oui, mais parce que vous devez donner votre consentement par écrit, vous devez toujours envoyer votre Formulaire de consentement rempli et signé au Secrétariat du PEI.

Vous pouvez le faire par courrier, par courriel ou par télécopieur.

Merci beaucoup d'avoir pris le temps d'avoir cette conversation. Maintenant, j'ai beaucoup d'informations à considérer avant de faire mon choix sur mes documents et je suis heureuse de savoir qu'il y a beaucoup de soutien si j'ai d'autres questions.

Si vous avez des questions sur vos documents au titre du PEI et du MARC, ou si vous souhaitez que nous vous envoyions le formulaire que vous pouvez utiliser pour obtenir une copie de vos documents, ou un Formulaire de consentement pour la conservation de vos documents au Centre national pour la vérité et la réconciliation, appelez la ligne d'information sans frais du PEI au :

1-877-635-2648

Vous pouvez aussi consulter notre site Web

http://MesDocumentsMonChoix.ca

Vous pouvez également appeler des lignes d’information :

l’Assemblée des Premières Nations (APN) :

Demandes d’information par téléphone, sans frais : 1-833-212-2688.

Pour les représemtamts des Inuits, il y a quelques numéros que vous pouvez contacter.

Pour Inuvialuit, contacter le 1-867-777-7018. Vous pouvez contacter la ligne sans frais de Makivik au 1-800-369-7052.

Et n'oubliez pas que les travailleurs du Programme de soutien en santé communautaire peuvent également répondre à vos questions et vous aider à remplir les formulaires. Vous pouvez utiliser les lignes d'information sans frais du PEI, de l'Assemblée des Premières Nations et des représentants des Inuits ainsi que contacter les bureaux de bande locaux, qui pourront vous aider à communiquer avec un travailleur du PSS de votre région.

Pour plus d'informations sur le Centre national pour la vérité et la réconciliation, appelez sans frais le CNVR au :

1-855-415-4534

Ou consultez le site Web du CNVR :

http://nctr.ca/archives.php

Si vous éprouvez de la douleur ou êtes en détresse à la suite de vos expériences dans les pensionnats indiens, veuillez appeler la ligne téléphonique d'urgence sans frais 24 heures sur 24

1-866-925-4419